Dolibarr : Facture impayée

Que faire si votre client ne règle pas sa facture?

À Saint-Jean-de-Luz et Bayonne, au cœur du Pays Basque, l’ERP/CRM Dolibarr optimise le processus de recouvrement.

Identifier les Acteurs Clés pour une Résolution Efficace

Lorsqu’un client ne règle pas sa facture, il est crucial d’identifier les interlocuteurs au sein de sa société pour résoudre ce problème. En vous rapprochant des services concernés, vous pourrez déterminer qui est le décisionnaire final, qui a le pouvoir de valider le paiement et qui est responsable de son exécution. Comprendre les intervenants impliqués dans le processus d’achat chez votre client est également essentiel. Cela vous permettra de savoir directement à qui vous adresser en cas de retard de paiement, facilitant ainsi la communication et la résolution du problème de manière efficace. En établissant des contacts clés au sein de l’entreprise cliente, vous pourrez travailler ensemble pour trouver des solutions et garantir le règlement de la facture dans les délais convenus.

Les mentions légales

Il est impératif d’encadrer vos transactions commerciales en fournissant des factures et en établissant des conditions générales de vente claires. Ces documents doivent obligatoirement comporter les mentions légales nécessaires. Parmi celles-ci, la date de paiement revêt une importance particulière, surtout lorsqu’elle diffère de la date de livraison du produit ou de la réalisation de la prestation. Conformément au Code du commerce, vos clients disposent généralement d’un délai de 30 jours après la réception du produit ou l’exécution de la prestation pour effectuer le règlement. Cependant, il est possible de convenir d’un délai différent, à condition qu’il reste dans les limites de 45 jours fin de mois ou 60 jours après l’émission de la facture.

Cadre Légal et Bonnes Pratiques

En cas de retard de paiement, des pénalités définies par la Banque centrale européenne peuvent être appliquées, et ce dès le jour suivant la date d’échéance de la facture. Pour compenser le travail de recouvrement, le Code du commerce prévoit également une indemnité forfaitaire de 40 euros, qui peut être réclamée en sus des pénalités de retard. Il est essentiel d’indiquer le taux de pénalité de retard à vos clients, sous peine d’une amende pouvant atteindre 75 000 euros. Ainsi, en établissant des conditions claires et en respectant les obligations légales, vous renforcez la sécurité financière de vos transactions et facilitez le processus de recouvrement en cas de retard de paiement.

Stratégies de Relance Client

Lorsqu’un client se montre réticent à régler une facture, la première étape est d’entamer une relance à l’amiable. Les moyens de communication modernes offrent diverses options pour contacter le client : téléphone, email. Le téléphone demeure souvent le moyen le plus direct pour expliquer la situation et trouver une résolution. Après l’appel, résumez par écrit la solution discutée avec le client, qu’il s’agisse d’un paiement immédiat, d’un échéancier ou d’un délai supplémentaire. Il est crucial de conserver une trace écrite des échanges pour référence future.

Si les relances téléphoniques ne produisent pas de résultats, il est alors approprié d’appliquer les pénalités de retard mentionnées dans la facture et les conditions générales de vente. Le client doit être informé de cette démarche préalablement.

Si malgré ces actions, le client ne réagit toujours pas, il est temps d’envoyer une lettre de mise en demeure. Bien que ce ne soit pas un document juridique à part entière, cette lettre annonce clairement votre intention de recourir à un tribunal si le paiement de la facture et des pénalités de retard n’est pas effectué dans le délai fixé. L’envoi en recommandé avec accusé de réception renforce sa valeur légale et peut servir de preuve en cas de litige porté devant un tribunal.

Ce courrier constitue un atout essentiel pour votre défense si le cas est présenté devant une instance judiciaire. En suivant ces étapes de relance progressives et en conservant une documentation complète, vous renforcez votre position en cas de litige sur le non-paiement de la facture.

Ordonnance d’Injonction de Payer

L’ordonnance d’injonction de payer représente la dernière étape dans le processus de relance des impayés, marquant le recours au tribunal pour obtenir satisfaction. Ce processus débute par le dépôt d’une requête auprès du tribunal, généralement à l’aide d’un formulaire appelé SERFA, disponible en téléchargement sur Internet.

Si le tribunal l’accepte, il émettra une ordonnance d’injonction de payer. Si le client ne conteste pas cette injonction, elle deviendra une décision de justice exécutoire. Dans ce cas, les huissiers pourront être mandatés pour procéder à la saisie des biens du client défaillant.

Cependant, cette procédure exige une grande rigueur de votre part. Le tribunal examine la validité de vos factures, de vos conditions générales de vente et des modalités des relances effectuées. Cette démarche simplifiée évite souvent aux créanciers et débiteurs de devoir comparaître devant le tribunal, sauf en cas de contestation de l’ordonnance.

Il est important de suivre scrupuleusement les étapes légales et de conserver une documentation précise tout au long du processus, car cela renforce votre position si le cas est porté devant le tribunal.

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