Prenons le cas d’une entreprise en transition vers Dolibarr, ayant auparavant utilisé un logiciel de facturation limitant ses actions.
Le client de Run Innovation engage une secrétaire indépendante, facturée à 39€ de l’heure, pour effectuer la numérisation des factures d’achats reçues en format papier. Cette secrétaire travaille 20 heures par mois, entraînant un coût total de 780€ HT pour l’entreprise. Ensuite, l’entreprise doit encore transmettre les originaux au comptable. Cette étape supplémentaire met en évidence la nécessité d’une transition vers des processus entièrement numériques.
Avec un coût de 780€ par mois pour la numérisation des factures, le retour sur investissement est faible compte tenu de la valeur ajoutée limitée!
Depuis mars 2024, Run Innovation a déployé Dolibarr chez ce client, ce qui offre une opportunité pour une gestion plus efficace des finances de l’entreprise. Cependant, pour que le patron puisse enfin avoir une vision claire des dépenses mensuelles, il est nécessaire d’entrer manuellement les factures d’achats de 2023 dans le système. Cette tâche, bien que fastidieuse, permettra à l’entreprise de bénéficier pleinement des fonctionnalités de Dolibarr et d’avoir une vue d’ensemble précise de ses dépenses passées et présentes.
Il faut en moyenne 5 minutes pour ajouter une facture d’achats dans Dolibarr. Avec un coût horaire de 39€ pour la secrétaire indépendante, cela revient à un coût de 3,25€ par facture ajoutée. Pour l’ajout manuel de 500 factures d’achats, l’entreprise aura donc dépensé au total 1625€.
Sur une période de 10 mois, 50 factures d’achats par mois ont été numérisées par la secrétaire en freelance, ce qui correspond à une dépense de 7800€, en plus des 1625€ pour l’ajout dans Dolibarr, soit 9425€.
Maintenant que l’entreprise dispose de Dolibarr et que les fournisseurs envoient leurs factures par email, la secrétaire n’a plus besoin de numériser les factures papier. Grâce au module ScanInvoice, il ne faut désormais qu’1 minute pour ajouter chaque facture d’achat dans Dolibarr.
Avant l’intervention de Run Innovation, l’entreprise supportait un coût annuel exorbitant de 9360€ pour rémunérer la secrétaire en freelance chargée uniquement de numériser les factures d’achats en format papier.
Cette dépense considérable reflétait les inefficacités et les coûts cachés associés à des processus manuels et désuets. Cependant, avec l’introduction de Dolibarr et l’automatisation des processus de gestion des factures, les choses ont radicalement changé. Désormais, seulement 468€ sont consacrés chaque année à l’ajout des factures d’achats dans Dolibarr, soit une économie significative de 8892€ par an.
Désormais, il n’est plus nécessaire de transmettre les factures au comptable, car un compte gratuit lui a été ouvert sur Dolibarr pour qu’il puisse visualiser les factures en temps réel. En donnant au comptable un accès direct aux données actualisées, les retards et les erreurs potentielles liés à la transmission manuelle des documents sont largement réduits. Cela permet également une communication plus fluide entre les différents départements, favorisant une prise de décision rapide et éclairée.
Cette évolution démontre l’impact positif de Dolibarr sur l’optimisation des processus internes et la collaboration au sein de l’entreprise de Bordeaux.
Le client de Run Innovation à Bordeaux continue de rémunérer la télésecrétaire à hauteur de 780€ par mois, mais désormais, ses fonctions vont bien au-delà de la simple numérisation des factures. Elle effectue des tâches à forte valeur ajoutée telles que relancer les clients pour les impayés, réaliser le rapprochement bancaire, suivre les devis envoyés et rappeler les clients en cas de modifications d’agenda dues aux intempéries. Cette évolution témoigne d’une utilisation plus efficace des ressources humaines, où la télésecrétaire joue un rôle crucial dans la gestion administrative et la relation client de l’entreprise. Ce changement illustre également la manière dont les entreprises peuvent maximiser le potentiel de leur personnel en leur confiant des responsabilités diversifiées et stratégiques, contribuant ainsi à l’amélioration globale de leur fonctionnement.
Auparavant, la secrétaire ne venait que le samedi pour travailler pour l’entreprise. Désormais, le processus a évolué et elle ne se déplace plus physiquement. Au lieu de cela, elle effectue son travail en semaine et en temps réel à chaque notifications recus. Ce changement dans la disponibilité de la secrétaire permet une plus grande flexibilité dans la gestion des tâches administratives et offre la possibilité d’une collaboration plus étroite avec les autres membres de l’équipe tout au long de la semaine. Totalisant 20 heures par mois pour l’entreprise et en travaillant en semaine, la secrétaire peut également mieux s’intégrer dans les processus opérationnels quotidiens de l’entreprise, ce qui peut conduire à une gestion plus efficace des flux de travail et à une meilleure coordination des activités administratives.
Avant, le patron devait consacrer au minimum 3 heures par jour aux tâches administratives, totalisant ainsi 720 heures par an. Cette charge de travail considérable absorbait une part importante de son temps et de son énergie, limitant sa capacité à se concentrer sur des aspects plus stratégiques et décisionnels de son entreprise.
Les chantiers de l’entreprise souffraient d’un manque d’organisation, avec une absence de fiche de poste pour les employés. Cette situation entraînait des inefficacités et des difficultés dans la gestion des ressources humaines. L’absence de structure claire sur les chantiers entraînait des retards, des erreurs et une mauvaise communication entre les membres de l’équipe. Cela également affectait la qualité du travail et la satisfaction des clients.
Depuis que la secrétaire consacre désormais 1 heure par mois pour entrer les factures d’achats dans Dolibarr, elle dispose de 19 heures supplémentaires chaque mois, soit 209 heures par an. Cette réduction du temps passé sur les tâches administratives lui permet de consacrer davantage de temps à d’autres activités à forte valeur ajoutée. Par conséquent, le chef d’entreprise bénéficie désormais de 209 heures supplémentaires par an sur les 720 heures pour organiser les chantiers et se concentrer sur d’autres aspects clés de son activité. Cette optimisation du temps et des ressources permet à l’entreprise de mieux planifier et exécuter ses projets, ce qui se traduit par une meilleure efficacité opérationnelle et une gestion plus proactive des chantiers. En fin de compte, cette répartition judicieuse des responsabilités contribue à renforcer la performance globale de l’entreprise.
Une nouvelle fois, Run Innovation tient sa promesse en utilisant Dolibarr pour rationaliser les processus de cette entreprise et réduire les coûts. Grâce à l’intégration de Dolibarr, l’entreprise bénéficie d’une gestion plus efficace et transparente de ses opérations. La réduction du temps passé sur les tâches administratives et la simplification des processus permettent non seulement d’optimiser les ressources disponibles, mais également d’améliorer la productivité globale de l’entreprise.
Le manque d’organisation au sein d’une entreprise entraîne des dépenses inutiles et impacte négativement sa rentabilité globale. Il est important que les chefs d’entreprise en soient conscients et prennent des mesures pour remédier à cette situation. Les inefficacités résultant d’un manque de structure et de processus clairs se traduisent par des coûts supplémentaires, tels que des dépenses excessives en main-d’œuvre, des retards dans les projets, des erreurs de gestion des stocks ou encore des pertes de clients en raison d’un service médiocre. En investissant dans l’organisation et la mise en place de systèmes efficaces de gestion des opérations, les entreprises peuvent non seulement réduire leurs coûts inutiles, mais aussi améliorer leur productivité, leur compétitivité et leur rentabilité à long terme. Ainsi, une gestion efficace des ressources et une organisation rigoureuse sont des éléments clés pour assurer le succès et la durabilité de toute entreprise.
En tant que chef d’entreprise, vous portez la responsabilité de chaque décision prise et de chaque euro dépensé. Chaque fois qu’une inefficacité entraîne des dépenses inutiles, c’est votre entreprise qui en pâtit. Ne laissez pas ces problèmes perdurer. Il est temps de prendre les mesures nécessaires pour optimiser vos processus et maximiser la rentabilité de votre entreprise. Contactez dès aujourd’hui Run Innovation pour mettre fin à ce gaspillage et transformer votre entreprise vers le succès.
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