Les entreprises de Bayonne, Anglet utilisant Dolibarr respectent elles le RGPD?

La notion de « piste d’audit fiable » est un concept clé du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Le RGPD impose aux entreprises et organisations de prendre des mesures adéquates, tant sur le plan technique qu’organisationnel, pour assurer un traitement des données personnelles en conformité avec le règlement. La piste d’audit fiable constitue l’un de ces mécanismes essentiels.

Modalités de Transmission des Factures

Depuis le 1er janvier 2013, les sociétés émettant des factures soumises à la réglementation fiscale ont la possibilité de choisir parmi différentes modalités de transmission :

1. EDI fiscal (Échange de Données Informatiques) : Conformément à l’article 289 VII 3° du Code Général des Impôts (CGI), l’EDI fiscal permet un échange électronique structuré et sécurisé des données de facturation entre les entreprises et leurs partenaires commerciaux. Cette méthode offre une traçabilité et une sécurité accrues dans le processus de facturation, répondant ainsi aux exigences légales en matière de transmission électronique de factures.
2. Signature électronique avancée, certificat qualifié « RGS 2 étoiles » : Une autre option est l’utilisation de la signature électronique avancée accompagnée d’un certificat qualifié « RGS 2 étoiles ». Cette approche sécurisée confère une valeur légale aux factures émises électroniquement, garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur non-répudiation. Elle est en conformité avec les normes de sécurité et de validité requises pour la facturation électronique.
3. Factures papier et/ou électroniques « non sécurisées » : Enfin, les entreprises ont toujours la possibilité de choisir de continuer à émettre des factures papier, ou des factures électroniques considérées comme « non sécurisées ». Bien que moins sécurisées que les méthodes précédentes, ces modalités restent autorisées mais peuvent présenter des risques en termes de sécurité des données et de conformité fiscale.

Contrôle et Traçabilité pour les Factures Non Sécurisées

Lorsque les entreprises de Bayonnes ou d’Anglet optent pour l’émission de factures papier ou électroniques non sécurisées, elles doivent mettre en place des contrôles documentés et permanents. Ces contrôles sont essentiels pour établir une piste d’audit fiable entre la facture émise (ou reçue) et la livraison des biens ou prestations de services. Cette démarche garantit la traçabilité et l’intégrité des transactions commerciales, tout en répondant aux exigences de transparence et de conformité fiscale imposées par la réglementation en vigueur. Ainsi, bien que cette option puisse sembler moins contraignante, elle nécessite néanmoins une gestion rigoureuse et documentée pour assurer une facturation conforme et sécurisée.

Toutes les sociétés de Bayonne sont concernées par la nécessité de mettre en place une piste d’audit fiable.

Principes Essentiels de la Piste d’Audit Fiable

L’administration fiscale exige que cette piste d’audit garantisse trois grands principes :

1. L’authenticité de l’origine de la facture : Il est crucial de s’assurer que la facture provient bien de la source indiquée, qu’elle n’a pas été altérée ou falsifiée, et qu’elle est émise par une entité autorisée à le faire. Cette mesure vise à prévenir les fraudes et à garantir que seules les factures légitimes sont prises en compte dans les processus fiscaux et comptables.
2. L’intégrité de son contenu : La piste d’audit doit également garantir que le contenu de la facture n’a pas été altéré ou modifié après son émission. Cela implique de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données de la facture contre toute manipulation non autorisée, assurant ainsi l’exactitude et l’intégrité des informations transmises.
3. Sa lisibilité : Enfin, la lisibilité de la facture est un aspect crucial pour sa validité et son utilisation ultérieure. La piste d’audit doit permettre de retrouver et de consulter facilement les informations contenues dans la facture, que ce soit pour des besoins de vérification, de contrôle ou de gestion. Une facture illisible ou incompréhensible pourrait compromettre sa validité et sa conformité aux exigences légales.

Dolibarr est conforme à l’EDI

L’intégration de la conformité à la réglementation eIDAS, notamment en ce qui concerne les signatures électroniques simples renforcées, dans Dolibarr représente une avancée significative pour les utilisateurs soucieux de respecter les normes légales en matière de signature électronique. Grâce à cette conformité, les utilisateurs de Dolibarr à Bayonne, Anglet, Biarritz, Bordeaux… peuvent traiter leurs documents en toute sécurité, en respectant les exigences légales en matière de signature électronique, et ce, directement depuis la plateforme Dolibarr.

Garanties de Dolibarr pour une Piste d’Audit Fiable

Dans le cadre de la piste d’audit fiable, Dolibarr s’engage à garantir plusieurs aspects essentiels Pour assurer l’intégrité et la fiabilité des factures émises ou reçues Dolibarr garantie ces trois aspects fondamentaux :

1. Certifier l’origine de la facture avec une traçabilité des coordonnées de l’éditeur : Dolibarr assure une traçabilité complète des coordonnées de l’éditeur, garantissant ainsi l’authenticité de l’origine de la facture. Les informations concernant l’émetteur de la facture sont conservées de manière fiable, facilitant ainsi la vérification de l’identité de l’expéditeur et renforçant la confiance dans le processus de facturation.
2. Garantir que le contenu de la facture ne peut pas être modifié : Dolibarr met en place des mesures de sécurité robustes pour prévenir toute altération du contenu de la facture, que ce soit pendant son échange actuel ou durant toute sa durée de conservation légale. Cela assure l’intégrité des données de facturation et garantit que les informations présentées demeurent inchangées et exactes tout au long du processus.
3. Pérenniser la lisibilité des factures émises ou reçues : Une attention particulière est accordée à la lisibilité des factures émises ou reçues. Dolibarr veille à ce que les documents restent lisibles dans le temps, même après une longue période de conservation. Cette pérennité de la lisibilité assure que les informations contenues dans les factures restent accessibles et compréhensibles pour toutes les parties concernées, contribuant ainsi à la conformité et à la facilité d’utilisation des documents de facturation.

La Blockchain des Logs de Dolibarr

Dans le même registre de la garantie de l’intégrité des données, Dolibarr propose également une Blockchain des log inaltérable. Cette fonctionnalité utilise la technologie de la blockchain pour enregistrer de manière sécurisée et immuable les journaux d’activité des utilisateurs, y compris les connexions et les actions effectuées dans le système. Grâce à cette Blockchain des log, Dolibarr offre une traçabilité totale des activités des utilisateurs, permettant de détecter toute modification ou altération des journaux d’activité. Cela renforce la sécurité et la fiabilité du système en empêchant la falsification des informations d’audit, et en assurant ainsi la conformité aux exigences légales et réglementaires.

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